浅谈仓库账实分离的利与弊

浅谈仓库账实分离的利与弊 

账实分离相关概念如下：

1、账，指的是系统账，最终纳入财务系统的账；

2、实，指仓库实物，也就是库内被管理的物料；

3、账实分离，指的是管账和管实物由不同的人操作。 

目前，有部分公司仓库实行账实统一，由仓管员一个人负责本仓库的系统账和实物管理，但更多公司仓库采取账实分离，系统账由专人负责，仓管员只负责实物兼带做电子手工账（现在账簿式手工账非常少了，一般为Excel式的电子手工账），账实分离越来越成为仓库管理的一种趋势。 

那么，采取账实分离的主要原因或有利的地方有哪些呢？综合起来，基本有如下几点： 

1、参照财务上钱账分离原则（管钱的不管账，管账的不管钱），使仓管员和制单员相互奉制，相互监督，从而减少错误和个人私自调账掩盖账实不符的可能性； 

2、由于账实分离，使管物和管账的工作更单一，更容易做到专业，达到专业的人做专业的事的目的，从而提高工作效率和工作质量； 

3、专人专职管账（一般多个仓库由一人负责），由管账的人统一与外部门对接，使得仓库与公司其他各部门尤其是财务部沟通更顺畅，查询更便捷，从而大大提高部门间的沟通效率； 

4、大多数公司一线仓管工资水平普遍不高，有一定能力的仓管员流动性很大，对仓库管理带来被动，而由于不做系统账，对仓管员的整体水平要求大大降低，相同的工资水平可以稳定大多数仓管（相对而言，文员性质的制单员用工压力轻得多） 

但同样，采取账实分离也有一些弊端或不利的地方，基本有如下几点： 

1、极易发生实物仓管不知数的情况，出现账实不符时的查对困难； 

2、仓管员与制单员之间日常单据交接、对账和盘点时很容易出现扯皮现象，加大管理难度； 

3、对于小仓库来说，需要增加一个人做单据录入和表单处理，增加人工成本； 

4、由于分人管物与管账，回单及时、入账及时要求更高，否则容易产生库存数据滞后与失效。

综合来说，个人认为账实分离还是利大于弊，可以为绝大多数仓库采用，但实行账实分离的同时，必须有一些配套工作来支持账实分离操作，分析了一下，也有如下几点： 

1、制定并逐步完善科学可行的流程、明确的职责范围及规范的制度要求来支持账实分离操作，避免管实物的人与管账的人相互之间扯皮，也避免仓库与其他部门之间出现纠纷； 

2、设计可简单填录的库存电子手工账（操作简单，略懂电脑的即可使用），让实物仓管按要求及时录入（如仓库条件许可，可用现场物料卡代替电子手工账），避免出现实物仓管不知数现象，同时，按仓库性质，在盘点周期内定期或不定期由制单人员打印系统中的库存明细，由实物仓管进行账账核对，以便及时发现账实异常； 

3、建立日清日结制度，要求当日所有单据当日处理完成，避免库存数据滞后，使即时库存准确有效，更好的为计划、物控、财务等相关部门提供数据支持； 

4、合理分工，优化人员，使仓管人员整体编制人数不变，不增加整体人工成本，对于小企业本来仓管少的、仓库事务不多的，实物仓管和账务仓管都可由人兼任。

当然，到底是实行账实统一，还是采取账实分离，最终还得依公司的实际情况决定，借用时下流行的一句话结尾：适合企业的就是最佳的。 

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