仓储帐务管理是汽车仓储库管理的基础与核心（下）

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第三条、   如何实施汽车仓储单据的闭环和跟踪

要想得出一个准确的帐面，必须对汽车仓储库流转的所有单据凭证进行梳理、监控，推行帐务管理的日清月结制度。一个合格的汽车仓储库主管人员，就应该能清楚的回答出汽车仓储库的所有的业务类型，每种作业类型所对应的单据凭证；每种单据凭证所对应的监控人员；每个监控人员（或单据凭证）所采取的闭环措施。在2013年，公司委托我去另一家兄弟企业挂职汽车仓储库项目经理。挂职的第一天公司老总就安排了一项非常棘手的难题，以验证我的个人能力。一次生产缺件停线后，采购部反映所缺的零件在上个月末盘点的结存数量，够公司用一年的了。汽车仓储库人员却说该零件早就消耗完了，没有库存。于是生产管理部的经理协同财务部经理亲自下汽车仓储库，对汽车仓储库存储的零件随机抽取了三种，与公司SAP系统结存进行了核对，结果每个零件都对不上。于是老总就将邮件转发汽车仓储库主管，指名让我处理。一不能让领导失了面子，二又不能完全否认汽车仓储库现在的实际问题，左思右想，通过大帐去检验（即采购订单为入，生产下线为出），绕过汽车仓储库与车间在出库交接上的问题，而产生的SAP库存差异。并同时指出，现期汽车仓储库管理过程中单物流一致性存在的问题和后期的改善措施。就这样，双方都满意了。在接下来的三个月里，通过对每个作业流程所对应的单据凭证进行梳理，将36种汽车仓储库单据合并和压缩成了15种，对每种单据的监控方式进行了明确的定义，库存准确率从32.65%一跃提升到了57.88%。其实所有单据监控，无非以下两种方式：

1、 系统自动产生的单据，在系统中能够准确的查询出该单据凭证的状态。主要区分为：是否组单、是否打印、是否过帐分配、订单是否完成关闭等四种类型。

2、人工填写的标准单据，在运作前必须得到库控人员的编号管理，即所谓的流水号。对单据的下发、流转、回收时间与对应人员进行登记监督。

帐务处理过程中日清月结的管理就是通过上述两种监控方式，每天监控仓储运作的单据凭证。当天产生并下发了多少张？当天回收缴还了多少张？还乘余多少张未完成作业？对已缴还的单据当天完成过帐任务，对未返还的单据进行分析，是否是处在合理的运作周期内。

第四条、  汽车仓储 月度扎帐与单据凭证的归档索引管理。

仓储所有出库、入库及调拨业务的发生，必须是建立在单据凭证基础之上的。也有人说单据凭证其实就是我们汽车仓储库的作业指令，同时单据凭证也是系统帐务操作的依据。因此，很多企业在汽车仓储库管理过程中，推行了汽车仓储库的管理手则：“手续不全，不办；数量不清，不收不发。”各公司出入仓的原始凭证保存期限也各不相同，大多在5~6年（根据成品销售周期及帐务结算追溯周期来确定）。每个月末汽车仓储库需对已经完成运作并过帐的单据凭证实施整理，按照单据的类别，联页、日期及单据编号的大小顺序进行存档。存档前需要对单据的过帐标记进行核查，清点月度总单据数量与系统记录数量进行复核，防止单据帐务操作的遗漏、少做。

单据的装订形式主要分为两种，集中式适合月度单据凭证总量较小的单据装订，分册式适用于月度总量较大的单据装订。单据的封面还应包括立档单位，单据所使用的年度、月份及单据的讫止编号。分册式装订的单据必须在封面处注明“本月共*册，本册为第*册”的字样。装订完成后，需单据凭证的装订人、复核人及汽车仓储库主管在单据的封面处进行签字，由汽车仓储库主管注明单据的保管年限。适用时，进行索引和追溯管理。

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注：转自物流沙龙logclubcn论坛